Programma voor een ethische code en voor het naleven van de regelgeving

Algemeen doel

Het doel van dit programma bestaat erin te garanderen dat alle activiteiten van FRIXIS vzw het toepasselijk recht naleven, in het bijzonder het mededingingsrecht van de EU en van gelijk welke andere partij wier recht van toepassing is op de activiteiten van Frixis vzw.

Aldus zal Frixis vzw niet instemmen met, deelnemen aan of aandacht schenken aan gelijk welke activiteit, plan, schikking, overeenkomst, onderling afgestemde feitelijke gedraging of andere afspraak die een schending vormt van om het even welke relevante mededingingsregels, en Frixis vzw zal eveneens op generlei wijze de schending van dergelijke regels door gelijk welk lid bevorderen.

Dit omvat, maar is niet beperkt tot handelingen, inclusief het uitwisselen van informatie, die zouden leiden of bijdragen tot:

het direct of indirect vastleggen van aankoop- of verkoopprijzen of van enige andere handelsvoorwaarden;
het beperken of controleren van productie, markten, technische ontwikkeling of investeringen;
het delen van markten of bevoorradingsbronnen;
het toepassen van ongelijke voorwaarden in vergelijking met gelijkaardige transacties met andere handelspartners, waardoor deze een concurrentieel nadeel oplopen;
een situatie waarbij overeenkomsten enkel en alleen worden afgesloten als de andere handelspartners bijkomende verplichtingen aanvaarden, welke naar hun aard of volgens het handelsgebruik, geen verband houden met het onderwerp van dergelijke overeenkomsten.

Leden van Frixis vzw raadplegen het Frixis secretariaat, telkens als zij twijfels hebben over de wettelijkheid van enige handeling in verband met de activiteiten van Frixis vzw, inclusief als zij twijfels hebben over het gebruik van informatie die zij verkregen hebben in het kader van activiteiten van Frixis.

Specifieke richtlijnen

1. Besprekingen tijdens alle vergaderingen, inclusief tijdens de Algemene Vergadering en de vergaderingen van de comités en de werkgroepen, mogen alleen verband houden met de legitieme doelstellingen van Frixis vzw en moeten vermijden te spreken over concurrentieel gevoelige informatie aangezien dergelijke besprekingen kunnen leiden tot de gevolgtrekking van een illegale overeenkomst over verboden onderwerpen. Hiertoe mogen er geen besprekingen, communicatie of andere uitwisselingen plaatsvinden tussen leden van Frixis vzw en/of hun vertegenwoordigers over gelijk welke informatiecategorie uit deze lijst:

prijzen en prijsstrategie. Deze vereiste moet breed worden geïnterpreteerd en moet bijvoorbeeld omvatten: huidige of geplande prijzen; prijsniveaus; prijsprocedures of -formules; prijsveranderingen of -verschillen; prijsverhogingen; kortingen;
toelatingen; algemene verkoopsvoorwaarden, inclusief kredietvoorwaarden, garantiebepalingen, enz.; of andere inlichtingen die een element van een productprijs kunnen omvatten, inclusief opbrengsten, marges of kosteninformatie;
productieniveaus, productiecapaciteit of productvoorraad;
plannen in verband met de ontwikkeling, productie, distributie, marketing of lanceerdata van bepaalde producten, inclusief voorgestelde marketinggebieden en potentiële klanten;
voorwaarden waaronder enige leden van Frixis al dan niet zaken doen met bepaalde concurrenten, leveranciers, verdelers of klanten;
huidige of geplande kosten voor de aankoop, ontwikkeling of productie van enig product;
de toewijzing van klanten, markten of gebieden;
niet publieke informatie over marktaandelen;

Besprekingen over deze aspecten zijn mogelijk in algemene termen en op een geconsolideerde wijze als de consolidatie uitgevoerd wordt door een neutrale partij en op een wijze waardoor de partijen geen informatie verkrijgen over de praktijken van individuele firma's.

2. Vergaderingen en samenkomsten van gelijk welke aard, kunnen doorgaan op willekeurige locaties, indien de richtlijnen (opgenomen in punt 1 en 3) gerespecteerd worden. Tevens mogen er dan geen enkele commerciële initiatieven ondernomen worden (rondleiding, productinformatie,…) indien de samenkomsten verschillende takken/afdelingen van de sector of onze beroepsvereniging vertegenwoordigen.

3. Het lidmaatschap van Frixis vzw moet beschikbaar zijn voor alle belanghebbende ondernemingen die voldoen aan de vereisten zoals bepaald in de statuten van Frixis vzw en tegen redelijke voorwaarden. Een kandidaat-lid dat voldoet aan deze vereisten mag niet afgewezen worden om concurrentiebeperkende doelen of louter om dit kandidaat-lid de voordelen van het lidmaatschap te ontzeggen.

4. Bijzondere aandacht is geboden om te garanderen dat vergaderingen van Frixis vzw nooit aangewend worden om de bepalingen uit deze richtlijnen of enig ander deel van het Programma voor een ethische code en voor het naleven van regelgeving te schenden. Daarom moeten de volgende praktijken opgevolgd worden:

alle vergaderingen moeten verlopen volgens een vooraf opgestelde schriftelijke agenda. Als mogelijke vragen betreffende het concurrentiebeleid opgeworpen worden door een agendapunt moet dergelijk agendapunt vooraf door het secretariaat geanalyseerd worden;
het secretariaat stelt de notulen onmiddellijk na de vergadering op, waarin alle besproken onderworpen worden samengevat. Alleen notulen die goedgekeurd zijn door het relevante comité en het secretariaat worden verdeeld en alleen goedgekeurde notulen dienen bewaard te worden. De bedoeling hiervan is te vermijden dat onjuiste verklaringen en dubbelzinnigheden die een verkeerd beeld van de vergadering kunnen scheppen, bewaard worden;
informele vergaderingen dienen niet gehouden te worden en informele besprekingen moeten voldoen aan de normen van deze richtlijnen.

5. Elk lid van Frixis vzw, inclusief elk nieuw lid, krijgt een kopie van het Programma voor een ethische code en voor het naleven van regelgeving en moet ermee instemmen dit programma na te leven.