Elektronische facturen brengen tal van voordelen met zich mee: ze kosten minder, vergen minder werk en ze zijn milieuvriendelijker. De elektronische factuur wordt voortaan de regel in het Brussels Gewest. Die regel was reeds in voege sinds 1 september 2020 voor nieuwe overheidsopdrachten van meer dan €30.000 euro, maar vanaf 1 november 2020 geldt de regel voor alle overheidsopdrachten.
Meer dan een gewone pdf
Er zijn enkele formaliteiten waaraan elektronische facturen moeten voldoen:
- De elektronische factuur wordt opgesteld, verstuurd en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat een automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt.
- Belangrijk is dat de uitwisseling van facturen gebeurt zonder enige menselijke ingreep, dus van ‘machine tot machine’, in xml-formaat.
Indien u uw facturen in pdf-formaat verstuurt naar een Brusselse overheidsdienst zoals bijvoorbeeld Leefmilieu Brussel, dan is dit geen elektronische factuur.
Elektronische factuur versturen? Zo doet u het.
U dient te beschikken over bepaalde software indien u elektronische facturen verstuurt, nl. een facturatie- of bedrijfsbeheerpakket - een geïntegreerd programma voor uw bedrijfsprocessen (ERP), in uw eigendom of in gedeeld gebruik.
Via een accesspoint (een server die gegevens ontvangt en verder verzendt) krijgt deze software toegang tot het Belgische elektronische facturatieplatform Mercurius. Dat facturatieplatform laat toe om elektronische facturen te verwerken volgens de Europese gemeenschappelijke norm Peppol (Pan European Public Procurement Online). Facturen die via deze weg binnenkomen, worden dus rechtstreeks doorgestuurd naar de boekhouding van de Brusselse overheidsdienst. Dat proces garandeert een vlotte verwerking van de facturen.
Easybrussels
Voor vragen in verband met elektronische facturen voor komende overheidsopdrachten, kunt u zich wenden tot Easybrussels. Easybrussels is het agentschap voor administratieve vereenvoudiging van het Brussels Gewest. Zij organiseren online infosessies voor bedrijven. Meer informatie hierover vindt u terug op de website van Easybrussels.
Bron: Leefmilieu Brussel